Muutto365 Yksityisyydensuoja
1. Rekisterinpitäjä
Muutto365
Y-tunnus: 3601269-5
Osoite: Kemppaisentie 6, 41800, Korpilahti
Sähköposti: [email protected]
Puhelin: +358 45 176 6384
2. Tietosuojavastaava
Rekisterinpitäjällä ei ole lakisääteistä velvollisuutta nimetä tietosuojavastaavaa. Tietosuoja-asioita koskevat yhteydenotot voi osoittaa yllä mainittuun sähköpostiosoitteeseen.
3. Rekisterin nimi
Muutto365-palvelun asiakas- ja tilausrekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:
| Tarkoitus | Oikeusperuste (GDPR art. 6) |
|---|---|
| Muuttotilauksen vastaanottaminen, hinnoittelu ja vahvistaminen | Sopimuksen täytäntöönpano (1 b kohta) |
| Yhteydenpito asiakkaan kanssa tilauksen yhteydessä | Sopimuksen täytäntöönpano (1 b kohta) |
| Laskutus ja maksutapahtumien hallinta | Sopimuksen täytäntöönpano (1 b kohta) |
| Asiakkaan varaukseensa lähettämien valokuvien käsittely muuton suunnittelua ja valmistelua varten | Sopimuksen täytäntöönpano (1 b kohta) |
| Lakisääteisten kirjanpitovelvoitteiden täyttäminen | Lakisääteinen velvoite (1 c kohta) |
| Palvelun tekninen toiminta ja tietoturva | Oikeutettu etu (1 f kohta) |
| Verkkosivuston kävijätilastointi (Plausible Analytics) | Oikeutettu etu (1 f kohta) |
| Verkkosivuston käyttäytymisdata ja UX-analytiikka | Oikeutettu etu (1 f kohta) |
| Hintalaskurin vuorovaikutusdata | Oikeutettu etu (1 f kohta) |
| Asiakkaan lähettämien kuvien käsittely palvelun tuottamiseksi: esineiden ja tilojen tunnistus, muuton suunnittelu ja erityiskäsittelyä vaativien kohteiden havaitseminen | Sopimuksen täytäntöönpano (1 b kohta) |
| Kuvien väliaikainen säilyttäminen anonymisointia varten (tunnistettavia kuvia ei käytetä tekoälyjärjestelmien koulutukseen tai arviointiin, vain niistä anonymisoitua aineistoa) | Oikeutettu etu (1 f kohta) — kts. kohta 5.1 |
5. Käsiteltävät henkilötiedot
Keräämme ja käsittelemme tilausprosessin yhteydessä seuraavia tietoja:
Yhteystiedot
- Etu- ja sukunimi
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
Tilaustiedot
- Nouto-osoite (katuosoite, kerros, hissin saatavuus)
- Toimitusosoite (katuosoite, kerros, hissin saatavuus)
- Nouto-kohteen lattia pinta-ala, huoneiden lkm, asuntomuoto, asunnon tavaramäärän arvio
- Muuttopäivä ja arvioitu ajankohta
- Muutettavien tavaroiden kuvaus (vapaamuotoinen teksti)
- Kantomatka ja mahdolliset erityistoiveet
- Asiakkaan opiskelijastatus (itse asiaakkaan raportoima)
- Hissin saatavuus & koko kohteissa
Asiakkaan lähettämät kuvat
Voit halutessasi lähettää varaukseesi valokuvia muutettavista tavaroista ja tiloista joko varauslomakkeella tai varausvahvistuksen mukana tulevan linkin kautta. Kuvien lähettäminen on vapaaehtoista eikä vaikuta hintaan, ja muutto voidaan tehdä täysin ilman niitä.
Kuvat voivat sisältää henkilötietoja: ne ovat kuvia kodistasi ja omaisuudestasi. Sijainti- ja laitetiedot (EXIF/GPS) poistetaan jokaisesta kuvasta automaattisesti heti vastaanoton yhteydessä, ennen tallennusta.
5.1 Kuvien elinkaari ja oikeusperusteet. Kuvien käsittely jakautuu kolmeen erilliseen vaiheeseen, joilla on eri oikeusperuste:
- Palvelun tuottaminen. Kuvia käytetään muuton suunnitteluun: esineiden ja tilojen tunnistamiseen, kulkureittien arviointiin ja erityiskäsittelyä vaativien kohteiden havaitsemiseen. Oikeusperuste on sopimuksen täytäntöönpano (GDPR 6 art. 1 b). Tässä vaiheessa kuva on liitetty varaukseesi ja näkyy vain Muutto365:n henkilöstölle.
- Väliaikainen säilytys ja anonymisointi. Kuvia voidaan säilyttää väliaikaisesti ainoastaan niiden anonymisoimiseksi ja anonymisoinnin onnistumisen tarkistamiseksi (vaihe 3). Tunnistettavia kuvia ei käytetä konenäkö- tai tekoälyjärjestelmien koulutukseen tai arviointiin — siihen käytetään ainoastaan vaiheen 3 anonymisoitua aineistoa, jonka avulla parannamme sitä, kuinka tarkasti järjestelmämme tunnistaa muutettavan tavaramäärän ja arvioi muuton hinnan. Oikeusperuste on oikeutettu etu (GDPR 6 art. 1 f). Olemme arvioineet, että etu on todellinen (hinnoittelun tarkkuus ja suunnittelun laatu), käsittely on tarpeen sen saavuttamiseksi (vastaavaa aineistoa ei ole saatavilla muualta) ja että oikeutesi eivät syrjäydy, kun otetaan huomioon kuvien vapaaehtoisuus, sijaintitietojen välitön poisto ja se, että tunnistettavia kuvia käsitellään tässä vaiheessa vain anonymisointia varten. Sinulla on oikeus vastustaa tätä käsittelyä milloin tahansa (GDPR 21 art.) ottamalla yhteyttä kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen; vastustaminen ei vaikuta muuttosi toteuttamiseen.
- Anonymisoitu aineisto. Kuva voi siirtyä pysyvään koulutus- ja arviointiaineistoon vasta, kun se on aidosti anonymisoitu: kasvot on peitetty tai rajattu pois, nimet, osoitetarrat, asiakirjat, näytöt, rekisterikilvet ja muut tunnistetiedot on poistettu, sijainti- ja laitetiedot on poistettu ja yhteys asiakkaaseen ja varaukseen on katkaistu. Anonymisointi on tehtävä niin, ettei uudelleentunnistaminen ole kohtuudella käytettävissä olevin keinoin mahdollista. Tällaiseen aineistoon ei enää sovelleta tietosuoja-asetusta, koska kyseessä ei ole henkilötieto. Anonymisoitua aineistoa ja siitä johdettuja aineistoja Muutto365 voi säilyttää, käyttää ja lisensoida kolmansille osapuolille palveluehtojen kohdan 13 mukaisesti.
Tunnistettavia kuvia ei luovuteta kolmansille osapuolille. Kolmansille osapuolille voidaan luovuttaa ainoastaan vaiheen 3 anonymisoitua aineistoa.
Laskutustiedot
- Laskutusosoite (tarvittaessa)
- Maksutapahtuman tiedot (maksupalveluntarjoaja käsittelee maksutiedot itsenäisenä rekisterinpitäjänä)
- Asiakkaan maksuvälinetiedot prosessio kolmannen osapuolen integraatio (Stripe) Muutto365 ei tallena korttitietoja järjestelmäänsä.
Tekniset tiedot
- IP-osoite (palvelinlokit, säilytetään enintään 30 vuorokautta)
- Selain- ja laitetyyppi (aggregoituna, Plausible Analytics)
- Sivustolla vieraillut sivut (aggregoituna, Plausible Analytics)
- Hintalaskurin vuorovaikutusdata (tilat, suorituskyky, IP anonymisoidaan 30 vrk kuluessa)
- Lähteet, joista asiakas päätyi sivuille.
Työn aikana kerätyt tiedot
Muutto365 pidättää oikeuden dokumentoida työtä valokuvin ja videoin mahdollisten kiistatilanteiden ratkaisemiseksi, sekä oikeusturvaksi.
Mahdollisten dokumentaatioiden metadata ei paljasta, eikä sitä voi liittää työn jälkeen tiettyyn ihmiseen, ja noudatamme kaikkia mahdollisia toimenpiteitä yksityisyyden säilyttämiseksi.
Huomio analytiikasta: Käytämme Plausible Analytics -palvelua, joka ei aseta evästeitä eikä kerää henkilökohtaisesti tunnistettavia tietoja. Kaikki kävijätilastot ovat aggregoituja eikä yksittäistä käyttäjää voida tunnistaa. Ohjelmisto on avointa lähdekoodia ja käytössä omalla palvelimellamme — kolmannella osapuolella ei ole pääsyä tietoihin.
Verkkosivun käyttö
Keräämme anonyymejä käyttäytymistietoja verkkosivustomme sivuilla, kuten vierailujen kestoa, navigointipolkuja ja vuorovaikutusta sivuston elementtien kanssa. Näitä tietoja käytetään palvelun käytettävyyden, käyttäjäkokemuksen, tehokkuuden ja varauslomakkeen toimivuuden parantamiseen.
Tunnistamisen ja toistuvien vierailujen analysoimiseksi käytämme palvelinpuolista pseudonyymistä istuntotunnistetta, jonka rakentanut IP osoite anonymisoidaan 30 vuorokauden kuluessa.
Oikeutettu etu (1 f kohta) — IP-osoite 30 vrk, ei henkilötietoja.
6. Tietojen säilytysaika
| Tietotyyppi | Säilytysaika |
|---|---|
| Asiakastilaustiedot | 5 vuotta tilauksen suorittamisesta (kirjanpitolaki) |
| Asiakkaan lähettämät kuvat | Kuten asiakastilaustiedot yllä |
| Laskut ja maksutiedot | 7 vuotta (kirjanpitolaki 2:10 §) |
| Sähköpostiviestintä | 2 vuotta viimeisestä yhteydenotosta |
| IP-osoite lokeissa ja analytiikassa | 30 vuorokautta |
| Analytiikka (Plausible) | Aggregoitu, ei henkilötietoja — säilytetään toistaiseksi |
| Työn aikana kerätyt tiedot | Henkilökohtaiset ja mahdollisesti tunnistettavat tiedot anonymisoidaan 90vrk työn suorittamisesta |
| Vuorovaikutusdata | säilytetään toistaiseksi — IP osoite anonymisoidaan kts. yllä |
| Verkkosivustolla käyttäytymisdata (UX-analytiikka) | toistaiseksi — IP osoite anonymisoidaan kts. yllä |
| Asiakkaan lähettämät kuvat (liitetty varaukseen) | Varauksen elinkaaren ajan, enintään asiakastilaustietojen säilytysajan |
| Kuvat, jotka on ladattu kesken jääneessä varauksessa eikä varausta koskaan tehty | Poistetaan automaattisesti viimeistään 25 tunnin kuluessa latauksesta |
| Anonymisoitu koulutus- ja arviointiaineisto | Toistaiseksi — ei henkilötietoa (kts. kohta 5.1, vaihe 3) |
Tietojen säilytysajan päättyessä tiedot poistetaan tai anonymisoidaan turvallisesti.
7. Tietojen vastaanottajat ja siirrot
Emme myy tai luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin.
Emme myöskään myy, lisensoi tai muutoin luovuta kolmansille osapuolille kuvia, joista sinä, muu henkilö tai kotisi on tunnistettavissa. Kohdassa 5.1 kuvattua anonymisoitua aineistoa, joka ei ole henkilötietoa, voidaan käyttää ja lisensoida kolmansille osapuolille tutkimus-, kehitys-, kaupallisiin ja muihin liiketoiminnallisiin tarkoituksiin.
Voimme jakaa tietoja seuraavien tahojen kanssa palvelun tuottamiseksi:
| Vastaanottaja | Tarkoitus | Sijainti |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Palvelinhosting ja tietokantapalvelut | EU (Saksa/Suomi) |
| Holvi OY | Maksutapahtumien käsittely | EU |
| Vipps MobilePay AS | Maksutapahtumien käsittely | EU |
| Stripe | Korttitietojen väliaikainen tallentaminen | Stripe EU |
| Tilitoimisto (tarvittaessa) | Kirjanpito ja tilintarkastus | Suomi |
Kaikki palveluntarjoajamme käsittelevät henkilötietoja GDPR:n mukaisesti ja olemme solmineet heidän kanssaan tietosuoja-asetuksen edellyttämät sopimukset. Emme siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on seuraavat oikeudet henkilötietojesi käsittelyyn liittyen:
- Oikeus saada pääsy tietoihin (art. 15): Voit pyytää kopiota sinusta tallentamistamme tiedoista.
- Oikeus tietojen oikaisemiseen (art. 16): Voit pyytää virheellisten tietojen korjaamista.
- Oikeus tietojen poistamiseen (art. 17): Voit pyytää tietojesi poistamista, ellei meillä ole lakisääteistä velvollisuutta säilyttää niitä.
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (art. 18): Voit pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa.
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (art. 20): Voit pyytää tietosi koneluettavassa muodossa.
- Oikeus vastustaa käsittelyä (art. 21): Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä.
Oikeuksien käyttäminen
Lähetä kirjallinen pyyntö osoitteeseen: [email protected]
Vastaamme pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 30 vuorokauden kuluessa.
9. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos katsot, että henkilötietojesi käsittely loukkaa tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
PL 800, 00531 Helsinki
Puhelin: +358 29 566 6700
Sähköposti: [email protected]
Verkkosivusto: tietosuoja.fi
10. Tietoturva
Suojaamme henkilötietosi asianmukaisin teknisin toimenpitein:
- Kaikki tietoliikenne on salattu TLS-protokollalla (HTTPS)
- Tietokantayhteydet ovat salattu eikä niihin ole pääsyä julkisesta internetistä
- Pääsyoikeudet on rajattu vain palvelun toiminnan kannalta välttämättömille tahoille
- Palvelimet sijaitsevat EU:ssa Hetzner Online GmbH:n hallinnoimissa konesaleissa Helsingissä
- Muutto365 alustan sisäiset kyberturvallisuusstandardit, kuten:
- Turvalliset salasanat ja autentikointimetodit
- Intranet ja rajoitettu pääsy julkisesta internetistä sisäisiin palveluihin
- Järjestelmien pito ajan tasalla, uusimpien korjausten lisääminen niiden tullessa
- Säännölliset tietoturvatestaukset, mukaan lukien haavoittuvuuksien skannaus ja kontrolloidut tunkeutumistestit
- Koodintestaus CI/CD prosessilla
- Automatisoidut palvelimien sisäiset valvontajärjestelmät
11. Evästeet
Muutto365-verkkosivusto ei käytä seurantaevästeitä eikä kolmannen osapuolen mainontaevästeitä.
Käytämme Plausible Analytics -palvelua sivuston kävijätilastointiin. Plausible on evästeetön ja GDPR-yhteensopiva analytiikkaratkaisu, joka ei kerää henkilökohtaisesti tunnistettavia tietoja.
12. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta palvelumme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme palvelussa tai sähköpostitse. Tämän sivun yläosassa näkyy aina selosteen viimeisin päivityspäivä.